Gerencia de Projetos - Ciclo de Vida e Áreas de Conhecimento

Gerência de Projetos – Processo de Desenvolvimento

 1.1 Papel do Gerente de Projetos:

* Planejar (antes) e Controlar (durante) as atividades do projeto e seu gerenciamento, conforme se pode constatar pela concentração de processos de gerenciamento de um projeto abrangendo todas os aspectos envolvidos.
* Comunicar: os gerentes de projetos passam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto.

Habilidades interpessoais:

·         Liderança

·         Solução de conflitos e problemas

·         Negociação, influência e persuasão

·         Organização e disciplina

·         Decisão, iniciativa e proatividade

·         Empreendedorismo

·         Transparência, clareza e objetividade

·         Eficácia

http://www.softexpert.com.br/norma-pmbok.php

http://www.mhavila.com.br/topicos/gestao/pmbok.html

5 grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento

9 áreas de conhecimento: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições.

PMBok (Project Management Body of Knowledge) é um livro que possui uma coleção de processos e áreas de conhecimento comumente aceitas como melhores práticas dentro das disciplinas de gerência de projeto.

PMBOK é amplamente utilizado em todo o tipo gerenciamento de projeto, programas e portifólio.  Sua aplicação inclui áreas como processos específicos da indústria, desenvolvimento de produtos, programas do governo, projetos de engenharia, etc.

PMBOK reconhece cinco grupos processos básicos e nove áreas de conhecimentos geralmente utilizadas em quase todos os projetos que serão vistos mais adiante.  Os processos estão descritos na forma de Entradas, ferramentas e técnicas e Saídas, como serão vistas mais a diante.   

O PMBOK pode ser visto a partir de uma visão dinâmica, através dos processos inseridos em um ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Action), ou por uma visão estática onde os processos são classificados de acordo com um conjunto de áreas de conhecimento.

 Ciclo de Vida de um Projeto

O ciclo de vida de um projeto segundo o PMBOK é composto por grupos de processos de gerenciamento de projetos.  Esses grupos de processos têm uma certa correspondência com o conceito do Ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act ou Planejar - Fazer - Verificar - Agir). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar; Execução, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam Verificar e Agir. E como a natureza dos projetos é finita, o PMBOK ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam (Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto.

Iniciação

Engloba o reconhecimento de que o projeto deve começar, bem como o compromisso para a execução do trabalho.  Dentre os seus papéis estão:

·         Autorização para o projeto e a sua direção;

·         Definição dos objetivos do projeto em alto nível;

·         Garantia das aprovações dos recursos necessários para o seu início;

·         Validação do alinhamento em relação aos objetivos do negócio;

·         Inicio da gerência de integração e a nomeação do gerente do projeto.         

Planejamento

Define a estratégia para a execução do projeto.  Neste grupo de processos encontram-se atividades como:

·         Definição do escopo do projeto e redefinição dos objetivos do projeto;

·         Definição de todos os requisitos "entregáveis";

·         Criação de um framework para o planejamento do projeto;

·         Criação do formato para o compartilhamento das informações entre os membros da equipe e os stakeholders (envolvidos);

·         Definição de todas as atividades necessárias a partir dos requisitos "entregáveis”, bem como a seqüência dessas atividades;

·         Identificação dos recursos e capacidades necessárias;

·         Estimativas da forma de trabalho necessária e que a equipe possui;

·         Realização da análise e mitigação dos riscos;

·         Definição e estimativa dos custos requeridos;

·         Aprovação de recursos financeiros para o projeto, bem como o plano de    Comunicação;

 Execução

Processos responsáveis pela coordenação das equipes e outros recursos, bem como a garantia de que o trabalho está sendo realizado. Esse grupo de processo possui atividades como:

•          Coordenação dos recursos e o desenvolvimento da equipe;

•          Garantia da qualidade;

•          Seleção e negociação com as empresas que se tem contrato;

•          Distribuição das informações e execução do planejado;

 Monitoramento e Controle

Envolve o monitoramento e avaliação do trabalho executado com as suas ações corretivas, quando necessário.  Dentre as principais responsabilidades estão:

·         Gerência da equipe, stakeholders e das empresas contratadas;

·         Medição do desempenho ao longo do projeto (escopo, custo, qualidade, tempo, etc);

·         Tomada de ações corretivas quando necessário;

·         Gerenciamento de requisições de mudanças;

·         Gerencia dos riscos (técnico, qualidade, desempenho, gerencia organizacional e externo);

Fechamento

Grupo de processos de finalização do projeto e sua aceitação formal.  Suas atividades são:

·         Finalização das atividades.

·         Formalização do fechamento administrativo das atividades.

·         Fechamento do contrato.

 1.3 Áreas de Conhecimento

Pela visão das áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos baseados no PMBOK, elas podem ser divididas conforme a figura abaixo:

Áreas de conhecimento baseadas no PMBOK

Das nove áreas de conhecimento apresentadas pelo PMBOK, escopo, tempo, custo e qualidade são as áreas que determinam o objetivo de um projeto.  Com isso, entregar os resultados de acordo com o escopo, dentro do prazo e custo definidos com qualidade adequada são as primeiras preocupações de um projeto.  Recursos humanos e Aquisições são os insumos para a produção do trabalho do projeto.  As áreas de Comunicações e Riscos devem ser continuamente abordadas para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o manter o projeto no rumo certo.  A integração abrange a orquestração entre todas as outras áreas de conhecimento.

 Integração

A área de conhecimento em gerenciamento de integração do projeto busca integrar, consolidar e articular os processos de outras áreas de conhecimento.  As principais atividades da integração são:

·         Desenvolvimento do Termo de Abertura (Project Charter), Declaração do Escopo (Escope Statement) e Plano de Projeto.

·         Gerenciamento, monitoração e controle das mudanças no projeto.

Escopo

O gerenciamento de escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e não está incluído no projeto de modo a que o projeto inclua todo o trabalho necessário.  As suas principais atividades são:

•          Planejamento, definição do escopo;

•          Verificação e controle dos trabalhos realizados;

•          Controle das mudanças de escopo.

Tempo

A gerência de tempo inclui os processos necessários para alcançar o termino do projeto no tempo acordado.  Dentre as principais atribuições estão:

·         Definição das atividades;

·         Definição das estimativas de duração, recursos e sequenciamento;

·         Desenvolvimento e controle do tempo de cada atividade (cronograma).

Custo

Esta gerência envolve os processos de planejamento dos recursos, estimativas de custos, controle e orçamento.  Esses processos envolvem o esforço das pessoas baseadas nas suas necessidades dentro do projeto.

Qualidade

O principal objetivo do gerenciamento de qualidade do projeto é fazer com que o projeto atenda às necessidades que motivaram a sua realização.  Dentre as principais atribuições dos seus processos estão:

·         Planejamento da qualidade, identificando os padrões de qualidade e determinando como eles devem ser satisfeitos;

·         Garantia da qualidade, através da avaliação da execução do projeto;

·         Controle da qualidade, identificando maneiras de eliminar as causas do desempenho insatisfatório.

Recursos Humanos

A gerência de recursos humanos visa garantir o uso mais eficiente das pessoas envolvidas no projeto. Além disso, consiste no planejamento organizacional e formação e desenvolvimento da equipe.  Grupos de atividades principais:

·         Planejamento do RH;

·         Contratação, gerencia e organização da equipe

Comunicação

Esta área de conhecimento compreende os processos necessários para que a informação do projeto seja gerada, coletada, disseminada, armazenada ou descartada da forma correta.  Dentre as suas atividades principais estão:

·         Plano de comunicação;

·         Distribuição da informação, relatórios de desempenho;

·         Gerenciamento dos stakeholders (envolvidos);

·         Disseminar informação para a formalização da conclusão de fase ou de projeto.

Riscos

O gerenciamento de risco engloba a identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Consiste de identificação de riscos, quantificação e qualificação de riscos e desenvolvimento, além do controle da resposta aos riscos.  Principais atividades:

•          Plano de risco e sua identificação;

•          Análise dos riscos (qualitativa e quantitativa);

•          Resposta ao risco (ação);

•          Planejamento, monitoramento e controle do risco.

•          Resposta às mudanças de Risco

Aquisições

O gerenciamento de aquisições descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Este gerenciamento é discutido do ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor. Ele é composto pelos processos: planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato. Principais atividades:

·         Plano de contratação e aquisições

·         Respostas e seleção dos vendedores

·         Administração e fechamento do contrato.